Algemene voorwaarden

Beschrijving van de dienst

Sendiment biedt een digitale oplossing voor het geautomatiseerd verzenden van fysieke kaarten, zoals verjaardagskaarten, feestdagenkaarten, bedankkaarten, reactivatiekaarten en meer. Deze kaarten kunnen eenvoudig en zonder handmatig ingrijpen worden verstuurd naar verschillende ontvangers, waaronder medewerkers, klanten, leveranciers en andere zakelijke relaties. De dienst stelt organisaties in staat om hun klant- en relatiemanagement te ondersteunen met gepersonaliseerde fysieke post, op een schaalbare en geautomatiseerde manier.

Website

De website van Sendiment, inclusief bijbehorende portals en API-systemen, fungeert als centrale toegang tot de diensten. Via deze digitale omgeving kunnen bestellingen worden geplaatst, gegevens worden beheerd en statusinformatie worden geraadpleegd.

Bestelling

Een bestelling binnen het Sendiment-systeem houdt in dat via een API-aanroep of via de website een verzoek wordt ingediend voor het opmaken, drukken en verzenden van een poststuk. Een bestelling bevat alle benodigde gegevens, zoals adressering, ontwerp, tekstuele inhoud en instructies voor verwerking. Zodra een bestelling is ontvangen, wordt deze automatisch verwerkt en ingepland voor productie.

Kalenderdagen

Onder kalenderdagen worden verstaan: alle dagen zoals weergegeven in de standaard kalender, inclusief weekenden en feestdagen. In bepaalde bepalingen kan onderscheid worden gemaakt tussen kalenderdagen en werkdagen.

Werkdagen

Werkdagen zijn gedefinieerd als maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van in Nederland erkende feestdagen. Werkdagen zijn relevant voor verwerkingstermijnen en klantondersteuning.

Datagegevens

De gegevens die door de opdrachtgever aan Sendiment worden aangeleverd kunnen bestaan uit persoonsgegevens (zoals namen en adressen), tekstuele content, afbeeldingen, logo’s, vormgeving en andere bestanden. Deze gegevens vormen de basis voor het aanmaken van het poststuk en worden uitsluitend gebruikt binnen het kader van de overeengekomen dienstverlening.

Overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand zodra een opdrachtgever zich aanmeldt, inlogt of een bestelling plaatst via de website of API van Sendiment. Hiermee gaat de opdrachtgever akkoord met de algemene voorwaarden en verwerkersovereenkomst. De overeenkomst regelt de rechten en plichten van beide partijen, waaronder levering, betaling en aansprakelijkheid.

Opdrachtgever

De opdrachtgever is de partij die gebruikmaakt van de diensten van Sendiment. Dit kan zowel een natuurlijke persoon zijn die handelt vanuit een beroep of bedrijf als een rechtspersoon. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de correcte aanlevering van gegevens, de betaling en het naleven van de algemene voorwaarden.

Postdienst

De postdienst is de externe partij die zorgdraagt voor het fysieke transport en de aflevering van poststukken bij de geadresseerde. Denk hierbij aan PostNL of een andere erkende vervoerder. Sendiment biedt de poststukken aan bij de postdienst, die vervolgens verantwoordelijk is voor de aflevering.

Poststukken

Een poststuk is het eindproduct van een bestelling: een fysieke kaart of zending die is samengesteld, gedrukt en verpakt volgens de instructies van de opdrachtgever. Deze poststukken worden via de postdienst verstuurd naar het opgegeven adres.

Postvervoer

Postvervoer betreft het volledige logistieke traject van verzending door de postdienst, vanaf het moment van aanlevering tot aan de bezorging bij de ontvanger. Alle risico’s en vertragingen na overhandiging aan de postdienst vallen onder de verantwoordelijkheid van die partij.

Toepasselijkheid van voorwaarden

Deze algemene voorwaarden, inclusief de verwerkersovereenkomst, zijn van toepassing op alle diensten, offertes, bestellingen en overeenkomsten tussen Sendiment en de opdrachtgever. Eventuele afwijkingen zijn uitsluitend geldig indien schriftelijk overeengekomen. De voorwaarden van de postdienst zijn separaat van toepassing op het postvervoer. Door gebruik te maken van de diensten van Sendiment verklaart de opdrachtgever zich akkoord met deze voorwaarden.

Totstandkoming en looptijd van de overeenkomst

Een overeenkomst tussen Sendiment en de opdrachtgever komt tot stand op het moment dat Sendiment een geplaatste bestelling formeel accepteert en in behandeling neemt. Sendiment behoudt zich te allen tijde het recht voor om een bestelling zonder opgave van redenen te weigeren, of aanvullende voorwaarden te stellen alvorens tot uitvoering over te gaan. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, wordt iedere overeenkomst aangegaan voor een initiële termijn van één (1) maand. Bij uitblijven van een expliciete opzegging door de opdrachtgever, wordt de overeenkomst automatisch verlengd met telkens eenzelfde periode van één (1) maand.

Prijzen

Sendiment heeft het recht om de gehanteerde tarieven en prijzen voor haar producten en diensten op ieder moment eenzijdig te wijzigen. In geval van prijsaanpassingen binnen een abonnement, zal Sendiment de opdrachtgever hiervan ten minste één (1) maand voorafgaand aan de ingangsdatum van de wijziging op de hoogte stellen, per e-mail of via het klantaccount. Alle prijzen worden uitgedrukt in euro’s (€) en zijn exclusief de wettelijk verschuldigde omzetbelasting (BTW), tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.

Betaling, opschorting en incasso

De betaling van afgenomen diensten geschiedt in beginsel via een vooraf aangevuld prepaid saldo. Indien het beschikbare saldo onvoldoende blijkt voor de dekking van de kosten van een bestelling, dient de opdrachtgever dit saldo tijdig aan te vullen alvorens een bestelling succesvol kan worden verwerkt. Als alternatief kan betaling plaatsvinden op factuurbasis, in welk geval een betalingstermijn van veertien (14) kalenderdagen geldt, gerekend vanaf de factuurdatum.

Bij het niet tijdig voldoen van enige betalingsverplichting is Sendiment gerechtigd om haar dienstverlening met onmiddellijke ingang (gedeeltelijk) op te schorten, zonder aansprakelijk te zijn voor eventuele daaruit voortvloeiende schade. Bij overschrijding van de betalingstermijn is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is wettelijke rente verschuldigd, zonder dat een ingebrekestelling noodzakelijk is.

Daarnaast komen alle kosten voor buitengerechtelijke en gerechtelijke invordering volledig voor rekening van de opdrachtgever.

Bezwaren tegen de hoogte van een factuur schorten de betalingsverplichting niet op. Verrekening met eventuele tegenvorderingen is uitgesloten.

Bepaling van het betalingsgedrag

Het te betalen bedrag voor de geleverde of te leveren dienst wordt vastgesteld op basis van de tarieven zoals opgenomen in de overeenkomst, prijsopgave of geldende prijslijst. Sendiment zorgt voor transparantie door bij iedere transactie of factuur een duidelijke specificatie van de gehanteerde kosten te verstrekken, zodat voor de opdrachtgever op elk moment inzichtelijk is hoe het bedrag is opgebouwd.

Veiligheid en privacy

Sendiment behandelt alle betalings- en klantgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en beveiliging. De gebruikte systemen voldoen aan de geldende industriestandaarden voor gegevensbeveiliging. Er wordt onder andere gebruikgemaakt van tweestapsverificatie om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Meer informatie over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens is terug te vinden in het afzonderlijk gepubliceerde Privacybeleid.

Beëindiging van de overeenkomst

Sendiment heeft het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen indien sprake is van zwaarwegende omstandigheden, waaronder maar niet beperkt tot: het toekennen van (voorlopige) surseance van betaling, faillietverklaring of liquidatie van de opdrachtgever, het van toepassing worden van een schuldsaneringsregeling of een blijvend verzuim in de nakoming van contractuele verplichtingen. Daarnaast kan de overeenkomst worden beëindigd indien gewijzigde wet- of regelgeving, of een besluit van een rechterlijke of toezichthoudende instantie, uitvoering van de overeenkomst onmogelijk maakt. In geval van beëindiging zijn alle openstaande vorderingen van Sendiment per direct en volledig opeisbaar.

Uitsluiting herroepingsrecht

Op grond van artikel 7:46d lid 4 BW is het wettelijk herroepingsrecht niet van toepassing op de diensten van Sendiment, aangezien deze op maat worden uitgevoerd op basis van door de opdrachtgever gespecificeerde wensen. Zodra uitvoering van een opdracht is gestart, is annulering niet meer mogelijk.

Aansprakelijkheid

Sendiment verplicht zich tot een zorgvuldige uitvoering van haar dienstverlening. Indien er sprake is van aansprakelijkheid aan de zijde van Sendiment, dan is deze in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat onder de toepasselijke aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd. Indien geen verzekering van toepassing is of tot uitkering komt, bedraagt de maximale aansprakelijkheid het bedrag dat is gefactureerd voor de desbetreffende opdracht. Indirecte schade – zoals gevolgschade, gemiste omzet of reputatieschade – wordt nadrukkelijk uitgesloten. Sendiment is evenmin aansprakelijk voor fouten of vertragingen veroorzaakt door externe partijen, zoals post- of koeriersdiensten, noch voor schade voortvloeiend uit onvolledige of onjuiste gegevensverstrekking door de opdrachtgever. Iedere aanspraak dient binnen veertien (14) dagen na ontdekking van de schade schriftelijk te worden ingediend.

Gegevensimport

Voor het verwerken van klantgegevens biedt Sendiment twee veilige importmethoden aan: via upload van een gestructureerd CSV-bestand dat voldoet aan vooraf vastgestelde specificaties, of via een directe koppeling met externe systemen zoals Shopify, AFAS of Exact. Deze integraties zorgen voor een efficiënte, veilige en actuele gegevensuitwisseling, conform alle relevante privacywetgeving.

Controle op juistheid

De opdrachtgever is te allen tijde verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en consistentie van alle aangeleverde gegevens, waaronder adressen, teksten, vormgeving en bijlagen. Ook dient de opdrachtgever het digitale voorbeeld (preview) en – indien besteld – de fysieke drukproef grondig te controleren. Door het indienen van een bestelling verklaart de opdrachtgever zich akkoord met de getoonde preview en neemt hij verantwoordelijkheid voor de uiteindelijke inhoud.

Afwijkingen in drukwerk

Kleine afwijkingen in kleur, beeldkwaliteit of positionering tussen de uiteindelijke druk en de digitale voorbeeldweergave zijn onvermijdelijk en geven geen recht op terugbetaling, compensatie of ontbinding van de overeenkomst. De opdrachtgever erkent dat beeldschermen gebruikmaken van RGB-kleuren, terwijl drukwerk wordt geproduceerd in CMYK, wat kleurverschillen met zich mee kan brengen.

Accountregistratie en gebruik

Voor toegang tot de diensten van Sendiment is een geldig klantaccount vereist. Alleen bevoegde gebruikers mogen toegang hebben tot dit account. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het correct beheer van accounts, wachtwoorden en andere toegangsmiddelen, en dient bij ongeautoriseerd gebruik of beveiligingsinbreuken onmiddellijk melding te maken. Accounts zijn persoonlijk, niet-overdraagbaar en mogen niet gedeeld worden met derden.

Geheimhouding

De opdrachtgever is verplicht tot strikte geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die in het kader van de overeenkomst wordt verkregen. Deze informatie mag uitsluitend worden gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst. In geval van schending van deze verplichting is de opdrachtgever een direct opeisbare boete verschuldigd van €20.000, vermeerderd met €5.000 voor iedere dag dat de overtreding voortduurt. Dit laat het recht op aanvullende schadevergoeding onverlet.

Intellectuele Eigendomsrechten

Alle intellectuele eigendomsrechten op de door Sendiment ontwikkelde software, systemen, data en diensten blijven te allen tijde eigendom van Sendiment. De opdrachtgever ontvangt uitsluitend een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht. Het is de opdrachtgever niet toegestaan om materialen te kopiëren, reproduceren of ter beschikking te stellen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. Bij overtreding geldt een direct opeisbare boete van €20.000, plus €5.000 per dag bij voortdurende inbreuk.

Overmacht

Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid buiten de redelijke invloedssfeer van Sendiment die de uitvoering van de overeenkomst onmogelijk maakt of ernstig belemmert. Dit omvat onder meer natuurrampen, oorlog, cyberaanvallen, storingen bij leveranciers, of overheidsmaatregelen. In dergelijke gevallen is Sendiment niet schadeplichtig. Indien de overmacht langer dan één (1) maand voortduurt, zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst te ontbinden.

Geschillen

Op alle overeenkomsten en rechtsverhoudingen met Sendiment is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen worden primair in onderling overleg geprobeerd op te lossen. Indien dit niet lukt, wordt het geschil exclusief voorgelegd aan de bevoegde rechter in de vestigingsplaats van Sendiment, zijnde de rechtbank Overijssel.

Overige bepalingen

Aan eventuele informatie op de website van Sendiment kunnen geen rechten worden ontleend. Type- en prijsfouten zijn voorbehouden. Sendiment heeft het recht om deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. De gewijzigde voorwaarden zijn van kracht vanaf het moment van publicatie op de website. Tevens mag Sendiment voor de uitvoering van haar diensten gebruik maken van groepsmaatschappijen en/of onderaannemers zonder voorafgaande toestemming van de opdrachtgever.

Privacy

De opdrachtgever verklaart dat alle aan Sendiment verstrekte persoonsgegevens op rechtmatige wijze zijn verkregen en in overeenstemming zijn met de geldende privacywetgeving. Sendiment zal deze gegevens uitsluitend verwerken binnen de overeengekomen kaders en op veilige wijze. De opdrachtgever vrijwaart Sendiment voor alle schade en aanspraken van derden die voortvloeien uit onrechtmatige gegevensverstrekking of schending van privacywetgeving.

Shopify-koppeling Sendiment

Algemeen

Deze bijlage beschrijft de voorwaarden die van toepassing zijn op het gebruik van de Shopify-koppeling binnen de diensten van Sendiment. De koppeling maakt het voor gebruikers mogelijk om gegevens vanuit hun Shopify-webwinkel te synchroniseren met het platform van Sendiment ten behoeve van het opzetten en uitvoeren van gepersonaliseerde campagnes, zoals het versturen van kaarten.

Door gebruik te maken van deze koppeling, gaat de gebruiker akkoord met de bepalingen in deze bijlage.

Werking van de koppeling

De Shopify-koppeling stelt gebruikers in staat om gegevens vanuit hun Shopify-account automatisch te laten importeren in het platform van Sendiment. In de meeste gevallen betreft dit een continue gegevensuitwisseling, zodat de gegevens op het platform actueel blijven.

De volgende typen gegevens kunnen via de koppeling worden gesynchroniseerd:

• Klantgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer)
• Producten in de store
• Ordergegevens (zoals aankoopdatum, productgegevens, orderbedragen)
• Verjaardagen of andere klantkenmerken indien beschikbaar
• Metadata en aangepaste klantvelden (indien geconfigureerd in Shopify)

De koppeling wordt geactiveerd via een authenticatieproces waarbij toegang wordt verleend aan het Shopify-account van de gebruiker. De gebruiker is verantwoordelijk voor het correct koppelen van zijn of haar Shopify-account en het veilig beheren van de toegangsrechten.

Gebruik van de gegevens

De via de koppeling geïmporteerde gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de diensten van Sendiment, waaronder:

• Het genereren van gepersonaliseerde kaartcampagnes
• Het beheren van klantprofielen
• Het analyseren van klantgedrag ten behoeve van marketingdoeleinden

De gebruiker is volledig verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en rechtmatige verwerking van de gegevens die via de koppeling worden geïmporteerd. Sendiment fungeert als verwerker in de zin van de AVG (zie ook de verwerkersovereenkomst).

Beveiliging en toegang

Alle gegevens die via de Shopify-koppeling worden uitgewisseld, worden verwerkt via beveiligde verbindingen. Toegang tot het Shopify-account wordt verleend via tokens die versleuteld worden opgeslagen. Sendiment zal nooit de inloggegevens van een Shopify-account opvragen of bewaren.

e gebruiker is verantwoordelijk voor:

• Het beheren van de toegang tot zijn Shopify-account
• Het intrekken van de koppeling indien nodig
• Het melden van eventuele beveiligingsincidenten aan Sendiment

Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid

Hoewel Sendiment streeft naar een correcte werking van de Shopify-koppeling, kan niet worden gegarandeerd dat deze altijd foutloos of ononderbroken functioneert. De gebruiker erkent dat:

• Shopify wijzigingen kan aanbrengen aan haar API die van invloed kunnen zijn op de werking van de koppeling
• Onderbrekingen of vertragingen in de gegevensuitwisseling kunnen optreden
• Verlies of onjuiste synchronisatie van gegevens niet volledig kan worden uitgesloten

Sendiment is niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade voortvloeiend uit het gebruik van de Shopify-koppeling, inclusief maar niet beperkt tot omzetverlies, reputatieschade of dataverlies.

Kosten

Indien het gebruik van de Shopify-koppeling onderdeel uitmaakt van een betaald pakket of aanvullende kosten met zich meebrengt, worden deze tarieven afzonderlijk gecommuniceerd en maken zij integraal onderdeel uit van de overeenkomst tussen gebruiker en Sendiment.

Wijzigingen en onderhoud

Sendiment behoudt zich het recht voor om de werking van de koppeling te wijzigen, tijdelijk te onderbreken of permanent stop te zetten indien dit noodzakelijk is wegens technische, juridische of commerciële redenen. In geval van structurele wijzigingen zal de gebruiker tijdig op de hoogte worden gesteld.

Toepasselijkheid van Shopify's voorwaarden

Het gebruik van de Shopify-koppeling valt mede onder de algemene voorwaarden van Shopify Inc., beschikbaar via https://www.shopify.com/legal. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor naleving van de voorwaarden van Shopify.

Verantwoordelijkheid voor verzending en non-mailing

Sendiment treedt uitsluitend op als tussenpersoon en technisch facilitator van verzendopdrachten die door klanten via het platform worden ingevoerd. De klant is zelf verantwoordelijk voor het correct, volledig en tijdig aanleveren van alle benodigde informatie, content en verzendgegevens. Het nalaten hiervan kan leiden tot het uitblijven van verzending (“non-mailing”) waarvoor Sendiment uitdrukkelijk geen enkele aansprakelijkheid aanvaardt.

Het verzenden van fysieke of digitale communicatie geschiedt op initiatief en onder volledige verantwoordelijkheid van de klant. Sendiment controleert noch corrigeert de inhoud van verzendopdrachten. De klant is zelf verplicht de ingevoerde gegevens en het verzendoverzicht te controleren alvorens de opdracht definitief te maken.

Sendiment is niet aansprakelijk voor fouten, vertragingen of het uitblijven van verzending als gevolg van:

• foutieve, onvolledige of verouderde gegevens verstrekt door de klant
• niet-naleving van deadlines of technische vereisten door de klant
• storingen, vertragingen of fouten bij ingeschakelde derden zoals drukkerijen, postverwerkers, digitale dienstverleners of bezorgdiensten
• technische storingen in de infrastructuur van Sendiment of haar partners, mits sprake is van overmacht of omstandigheden buiten de invloedssfeer van Sendiment.

Sendiment garandeert niet dat verzending altijd op het door de klant beoogde moment plaatsvindt, noch dat deze daadwerkelijk wordt afgeleverd of geopend. Eventuele schade voortvloeiend uit het niet verzenden, niet op tijd verzenden of onjuiste verzending – waaronder gevolgschade, gederfde inkomsten of reputatieschade – is volledig voor risico van de klant, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid aan de zijde van Sendiment.